Hệ thống chữ viết được phân biệt với các hệ thống giao tiếp tượng trưng khác có thể có trong đó một hệ thống chữ viết luôn được liên kết với ít nhất một ngôn ngữ nói. Ngược lại, các biểu diễn trực quan như hình vẽ, tranh vẽ và các mục phi ngôn ngữ trên bản đồ, chẳng hạn như đường đồng mức, không liên quan đến ngôn ngữ. Một số biểu tượng trên các dấu hiệu thông tin, chẳng hạn như biểu tượng cho nam và nữ, cũng không liên quan đến ngôn ngữ, nhưng có thể phát triển thành một phần của ngôn ngữ nếu chúng thường được sử dụng kết hợp với các yếu tố ngôn ngữ khác. Một số ký hiệu khác, chẳng hạn như chữ số và ký hiệu, không được liên kết trực tiếp với bất kỳ ngôn ngữ cụ thể nào, nhưng thường được sử dụng trong văn bản và do đó phải được coi là một phần của hệ thống chữ viết.

Mọi cộng đồng nhân loại đều sở hữu ngôn ngữ, mà nhiều người coi là một điều kiện bẩm sinh và xác định của nhân loại. Tuy nhiên, sự phát triển của các hệ thống chữ viết, và quá trình chúng thay thế các hệ thống giao tiếp truyền thống bằng miệng, đã rời rạc, không đồng đều và chậm chạp. Sau khi được thiết lập, các hệ thống chữ viết thường thay đổi chậm hơn so với các đối tác nói của chúng. Vì vậy, chúng thường bảo tồn các tính năng và biểu thức không còn hiện hành trong ngôn ngữ nói. Một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống chữ viết là chúng có thể lưu giữ một bản ghi chép thông tin vĩnh viễn được thể hiện bằng ngôn ngữ.

Tất cả các hệ thống chữ viết yêu cầu:

• ít nhất một tập hợp các yếu tố cơ sở xác định hoặc những biểu tượng, riêng gọi là dấu hiệu và gọi chung là chữ cái; [1]
• ít nhất một bộ quy tắc và quy ước (chính tả) được hiểu và chia sẻ bởi một cộng đồng, trong đó gán ý nghĩa cho các yếu tố cơ bản, thứ tự và quan hệ của chúng với nhau;
• ít nhất một ngôn ngữ (thường được nói) mà công trình xây dựng được đại diện và có thể được nhắc lại bằng việc giải thích các yếu tố này và các quy tắc;
• một số phương tiện vật lý của đại diện rõ ràng những biểu tượng bằng cách ứng dụng đến một phương tiện bền vĩnh viễn hoặc bán kiên cố, vì vậy chúng có thể được giải thích (thường là qua hệ thống thị giác, nhưng hệ thống xúc giác cũng đã được nghĩ ra).